Réussir son événement en louant du matériel son et lumières

Introduction

Louer du matériel son et lumières peut faciliter la réussite de votre événement. Organiser un événement réussi nécessite une planification minutieuse et l’utilisation du matériel adéquat. Studio 1935 est une petite entreprise de location de matériel son et lumières. Mais nous savons à quel point il est important d’utiliser les bons équipements pour créer une ambiance parfaite pour votre événement. Que vous organisiez une conférence, un mariage, une fête ou tout autre type d’événement, louer le bon matériel est essentiel pour assurer le succès.

Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pour planifier efficacement votre événement, sélectionner le matériel audiovisuel adapté et nous vous donnerons également quelques astuces.

Comprendre la location de matériel son et lumières

Planification efficace

La première étape pour organiser un événement réussi est de planifier efficacement. Il est important de définir clairement les objectifs de votre événement, de déterminer le public cible, le type de salle, la capacité de cette salle, et de définir un budget. Une fois que vous avez une idée claire de ce que vous voulez accomplir, vous pouvez commencer à planifier les détails de votre événement.

Nous vous conseillons de regrouper quelques photos d’ambiance d’événements qui vous plaisent afin de faciliter les échanges avec la société de location et être certain que vous obtiendrez ce qui vous plait.

Pourquoi louer du matériel ?

La location de matériel audiovisuel peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent par rapport à l’achat de matériel coûteux, qui ne sera peut-être utilisé qu’une seule fois. En louant le matériel dont vous avez besoin pour votre événement, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel et réduire le nombre de choses dont vous avez à vous soucier.

Le budget son et lumières : faut-il négocier ?

Les entreprises de location de matériel audiovisuel et les sociétés de production sont nombreuses en Belgique et elles sont en général fort occupées. De plus, c’est leur réputation et le bouche à oreille qui leurs permettent de rester dans les affaires.

C’est pour c’est raison qu’elles ont tout intérêt à fixer des prix compétitifs (mais qui permettent quand même de payer les factures) et qu’arnaquer un client en gonflant les prix pourrait nuire immédiatement à leur réputation. Il suffirait de comparer trois ou quatre devis de sociétés différentes pour s’en rendre compte.

Pourquoi vous raconter ceci ? Pour vous expliquer que dans le monde audiovisuel, négocier n’est 90 % du temps pas nécessaire. Il serait néfaste pour vous de réduire votre budget initial en pensant que le prestataire dépassera ce budget réduit et que vous aurez au final gagné la négociation en revenant à votre budget initial.

Quand vous communiquez avec le prestataire, il peut se passer deux choses : soit vous donnez une vision de ce que vous souhaitez, ce pour quoi il vous fait un devis avec plusieurs options dont vous discutez ensemble ; soit vous donnez directement votre (réel) budget et il vous dira ce qui est possible de faire pour le prix. Ce qui veut dire que si vous donnez un budget réduit, il vous présentera ce que vous pouvez avoir avec ce budget-là, et vous risquez d’avoir un événement moins réussi que ce que vous souhaitiez.

Les 10 % du temps restants, aka l’exception, sont bien sûr quand vous louez beaucoup de matériel d’un coup, ou que vous souhaitez louer de manière récurrente. Il est alors normal de demander un prix ou un geste commercial.

Sélectionner le matériel son et lumières adéquat

Il est important de sélectionner le matériel audiovisuel adapté pour votre événement. Cela dépendra de la taille de l’événement, du public cible, de la taille de la salle et des objectifs sonores et visuels de l’événement. Il est important de considérer les besoins en matière de son et d’éclairage pour créer une ambiance parfaite pour votre événement.

Nous vous conseillons de consulter notre équipe de professionnels pour vous aider à sélectionner le matériel adapté à vos besoins.

Sélection du matériel son et lumières

Familiarisez-vous avec le matériel avant l’événement

Il est important de tester le matériel avant l’événement pour s’assurer qu’il fonctionne correctement. Cela permet de détecter tout problème éventuel et de prendre les mesures nécessaires pour le résoudre avant l’événement. C’est le boulot du technicien qui vient faire l’installation.

Chez Studio 1935, nous pensons et configurons notre matériel pour que son utilisation soit simple et que vous puissiez réduire vos coûts en évitant la présence d’un technicien sur place pendant l’événement.

C’est pour cela qu’il est important de vous familiariser avec le matériel pour vous assurer que vous savez l’utiliser correctement. Cela se fait rapidement avec le technicien une fois l’installation terminée (environ 10 min).

Faites appel à des professionnels pour l’installation et la configuration

Il est important de faire appel à des professionnels pour installer et configurer le matériel. Les professionnels disposent de l’expérience et des compétences nécessaires pour installer et configurer le matériel rapidement et efficacement. Ils peuvent également vous donner des conseils pour utiliser le matériel de manière optimale et vous expliquer les choses à ne pas faire pour ne pas abîmer le matériel.

Agissez en « bon père de famille » et suivez toujours les conseils du technicien sur l’utilisation du matériel, ainsi que comment et où il devrait être conservé dès la fin de l’événement.

Comment réussir votre événement et éviter les surprises

1) Planifiez votre budget

Il est important de correctement planifier votre budget pour la location de matériel audiovisuel en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Il est important de tenir compte des coûts supplémentaires, tels que les frais de transport, d’installation et de configuration, pour éviter les surprises.

Votre prestataire audiovisuel saura bien entendu vous guider sur tous ces points.

2) Lisez correctement les conditions de location

S’il y a bien des conditions que vous devez lire une fois dans votre vie, ce sont celles-ci car elles sont importantes (et en général pas très longues).

Les conditions de location sont normalement envoyées en même temps que le devis. Il est primordial de lire ces conditions de location pour vous assurer que vous êtes au courant des conditions de paiement, des responsabilités de chacun, des modalités de retour, des garanties et des services supplémentaires.

3) Posez des questions

N’hésitez pas à poser des questions. Les prestataires audiovisuels sont passionnés et, même s’ils sont fort occupés et qu’ils mettent un peu de temps à vous répondre, ils se feront un plaisir de vous expliquer ce que vous voulez savoir.

4) Suivez les conseils

Si votre prestataire vous conseille de rajouter une lumière ci ou là, ou de prendre le kit sono du niveau supérieur, écoutez-le, il a sûrement des bonnes raisons de vous le conseiller. Voyez-le un peu comme un artiste, son but est que son travail final soit beau et appréciable, et donc dans un sens idéal pour vous.

Témoignages

J’ai fait appel à Studio 1935 pour un anniversaire. Matériel son et lumière de super qualité, service professionnel et personnalisé, Gil est très attentif aux demandes des clients.
Je recommande à 100 % et je n’hésiterai pas à faire appel à lui pour un prochain événement. Encore merci ! – Chiara Centurione

Des personnes très sympathiques du matériel sono et lumière qui correspondait parfaitement à ce dont j’avais besoin, en plus de tous les conseils d’installation et de l’assistance au placement.
Petite anecdote, j’ai eu besoin d’un conseil en pleine installation et on m’a tout de suite dépanné et ça a sauvé ma soirée. Equipe au top ! – Omer Herbiet

Location de matériel de sono pour le 100ème anniversaire de notre société. Service, organisation et matériel au top ! Je recommande à 100 %. Il est clair que nous n’hésiterons pas à refaire appel au service de Gil pour un futur évènement. – Mélissa T.

Conclusion

En conclusion, la location de matériel audiovisuel peut offrir de nombreux avantages pour les événements. Pour profiter pleinement de ces avantages, il est important de planifier efficacement, de sélectionner le matériel adapté et d’écouter les conseils de votre prestataire.

En suivant cet article, vous saurez normalement à quoi vous attendre et comment aborder les discussions avec les sociétés de location de matériel son et lumières. N’oubliez pas que le choix du bon matériel et du bon prestataire peut faire la différence entre un événement réussi et un événement qui laisse à désirer.

Si vous avez besoin de conseils supplémentaires ou que vous désirez maintenant passer à l’étape de location, appelez le Studio 1935 au +32 475 64 64 53.